Réussir l’actualisation d’un événement « traditionnel »

Webinaire de la série CCAeApprentissage - le 28 septembre 2017

John Grant, Directeur, relations avec les diplômés, Université Simon-Fraser

Catégories : Événements spéciaux, relations avec les diplômés

 Les événements qui existent depuis longtemps ne sont pas des artefacts sacrés, souligne John Grant. Pour faire participer les publics cibles – en particulier les diplômés les plus jeunes – le personnel d’avancement institutionnel doit réexaminer les buts, objectifs et formats des événements qui semblent avoir perdu de leur lustre. Il doit ensuite innover pour trouver un style et un moment qui conviennent au public cible. La récompense peut être un renforcement de l’engagement et un objectif actualisé.

Meilleurs conseils

  1. Déterminez quand et comment transformer votre événement et choisissez avec stratégie le moment du lancement de sa version revitalisée. Optez pour un moment significatif, comme l’anniversaire de fondation de l’établissement ou de l’association des diplômés.
  2. Analysez votre public actuel ou récent par rapport à votre public cible.
  3. Réunissez des données sur le propos, l’utilité, les buts et les publics cibles de l’événement au moyen d’analyses et de sondages auprès de vos actuels partenaires.
  4. Établissez de nouveaux objectifs de participation, à la fois réalistes et ambitieux (fréquentation, commandites, médias sociaux et autres véhicules) par rapport au taux de participation passé.
  5. Identifiez des champions du changement parmi vos partenaires et engagez de « vives discussions » à propos de l’événement dans le but d’orienter la transformation et d’assurer la continuité.
  6. Sollicitez des commandites afin de maximiser la portée et la valeur de l’événement et de faire en sorte que tous y gagnent, votre établissement et le ou les commanditaires.
  7. Troquez un dîner guindé, avec service aux tables (et un prix exorbitant) contre un événement avec cocktail dinatoire, moins coûteux et susceptible d’attirer un public plus vaste et plus jeune.
  8. Exit le décorum et les « shows de chaises »; optez pour un format qui allie faste, glamour et nouveauté. À Simon-Fraser, nous avons transformé un dîner traditionnel en une soirée de type « conférence TED » avec graphismes audacieux et rythme dynamique.
  9. Adaptez vos outils de reconnaissance à la démographie de votre public cible. Simon-Fraser a ajouté un « Prix de l’étoile montante » aux prix destinés aux diplômés exceptionnels afin d’avoir des lauréats plus jeunes, susceptibles d’insuffler un vent de fraîcheur.
  10. Inclure les nouveaux diplômés et les étudiants (à Simon-Fraser, on les appelle « futurs diplômés ») dans votre public cible et fixez le prix de l’événement en conséquence.
  11. Évaluez, mesurez, analysez et adaptez chaque année. Faites preuve de souplesse et favorisez une approche axée sur les résultats.

Pour de plus amples renseignements, visitez la page SFU’s Outstanding Alumni Awards page.

Tags: Special Events, Alumni Relations, John Grant, Simon Fraser University, British Columbia