Foire aux questions

Remporter un Prix d’Excellence du CCAE est source de fierté parce que les dossiers soumis sont jugés et analysés en profondeur par vos pairs du domaine de l’avancement institutionnel de tout le Canada. Il n’est jamais trop tôt pour sélectionner vos meilleures réalisations de l’année précédente dans le domaine de l’avancement institutionnel, rassembler les statistiques et autres données requises et planifier la candidature de votre ou vos projets.

Les candidatures aux Prix d’Excellence 2020 seront acceptées  début 2021 - restez à l'écoute!

Pour simplifier ce processus, le CCAE a dressé la liste des réponses aux questions les plus fréquemment posées à propos des candidatures aux Prix d’Excellence et du processus de sélection. Veuillez consulter la FAQ que nous avons préparée avant de commencer à constituer votre dossier de candidature.

Veuillez poser tôt dans le processus toute question à laquelle vous ne trouvez pas de réponse ci-après. N’attendez pas jusqu’à la date limite de soumission des candidatures car à ce moment-là, le personnel du CCAE et les coordonnateurs et coordonnatrices hôtes seront très occupés à traiter les dossiers reçus.

Pour toute question, veuillez communiquer avec le bureau du CCAE par courriel : prix@ccaecanada.org.

 

FAQ sur les Prix d’Excellence

R : Le bureau du CCAE peut accepter tous les fichiers, peu importe leur taille, envoyés par voie électronique via une URL de partage de fichiers. Si vous utilisez le formulaire en ligne, la taille du fichier ne doit pas dépasser 20 MB. Les fichiers plus volumineux peuvent être rejetés par le serveur de votre établissement / ou être trop longs à télécharger. Veuillez vérifier la capacité du serveur de votre établissement avant d’essayer d’envoyer vos fichiers par voie électronique.

R :
(1) Les énoncés de candidature sont limités à 3 pages.  En plus de l’énoncé de candidature de 3 pages, les dossiers soumis dans les catégories 17 à 28 doivent inclure des documents matériels créatifs additionnels pour être évalués. Au maximum deux (2) documents documents matériels créatifs annexes peuvent être inclus dans le dossier de candidature. REMARQUE: Aucune annexe ne sera acceptée pour aucune catégorie.
(2) Tout dossier de candidature, peu importe la catégorie, doit inclure un budget. Les dossiers qui n’en incluent pas seront considérés incomplets.
(3) Les dossiers doivent également comporter une indication sur la rentabilité de l’investissement (RI). C’est une manière de mesurer les répercussions de la production sur l’établissement et / ou sur le service institutionnel qui l’a proposée, quelle que soit la taille de l’établissement ou du budget. Il ne s’agit pas nécessairement d’une mesure de l’impact financier; la RI peut être une amélioration de la réputation, un accroissement de la présence aux événements ou une autre forme de retour sur investissement.

R :
Quantifiable fait référence à des quantités qui peuvent être mesurées :
(1) dollars dépensés ou recueillis;
(2) nombre de participants à un événement ou de clics sur un site Web;
(3) nombre de mentions dans les médias, de prix ou de distinctions résultant d’une initiative.

Qualitatif fait référence à un résultat subjectif important :
(1) preuves d’une implication accrue à l’égard d’une initiative ou d’un établissement;
(2) amélioration des relations avec les groupes cibles;
(3) indications de réactions positives à des conversations, à des courriels, à des lettres ou à d’autres communications.

R : Aucun. Des dossiers papier ne seront PAS acceptées. Pour les catégories 17-28, du matériel créatif est requis. Veuillez soumettre tout le matériel créatif au format PDF, jpg ou png. Pour les images, la résolution doit être au minimum de 200 dpi et l'image doit clairement montrer l'élément. Au maximum deux (2) documents documents matériels créatifs annexes peuvent être inclus dans le dossier de candidature.

R : Tous les juges sont des bénévoles possédant un certain degré de compétence professionnelle dans la catégorie qu’ils jugent. Ils ont pour directive de passer en revue et d’examiner tous les facteurs mentionnés dans les exigences et les critères associés à leur catégorie.

Le document « Rapport des juges » sert de guide à nos juges et à uniformiser la notation entre les catégories.

Afin de s’assurer que ses Prix d’Excellence sont de valeur uniforme, aucun prix n’est attribué à une production qui obtient une évaluation inférieure à un certain seuil et il n’y a qu’un seul gagnant par catégorie. Lorsque toutes les productions ont été notées, les juges doivent déterminer les gagnants des mentions Or, Argent et Bronze dans chaque catégorie. Ils sont autorisés à ne pas attribuer de prix pour chacune des mentions (Or, Argent ou Bronze). Si les notes attribuées dans la catégorie sont basses ou si peu de productions sont soumises dans chaque catégorie, les juges veilleront à assurer l’intégrité du programme.

R : Oui. Il est simple et avantageux d’adhérer au CCAE. Cliquez ici pour obtenir des renseignements sur l’adhésion.

R : Oui. Votre établissement peut payer par chèque ou par voie électronique. Veuillez lui demander d’inclure une copie de tous les courriels de confirmation avec le chèque. Les chèques doivent être reçus au plus tard le 12 février 2020 – date limite de réception des candidatures.

R : Oui. Sélectionnez l’option « payer par chèque » et faites parvenir une copie de votre courriel de confirmation au CCAE (prix@ccaecanada.org) avec votre demande de facture.

R : Vérifiez votre boîte de courrier indésirable. Si le courriel de confirmation ne s’y trouve pas, communiquez avec le CCAE (prix@ccaecanada.org) et fournissez-lui les renseignements suivants :

  • les prénom et nom de la personne qui a soumis la candidature;
  • l’adresse courriel de cette personne;
  • le titre du projet soumis (p. ex. Rapport annuel de l’Université XYZ, etc.)

R : Communiquez avec le bureau du CCAE par téléphone (613-531-9213) ou par courriel prix@ccaecanada.org.

Veuillez noter que le 12 février 2020, le bureau n’acceptera plus les appels après 15 h HNE.

R :  Lisez attentivement les descriptions des catégories 2020. La catégorie à choisir est laissée au jugement de la personne (ou de l’établissement) qui propose la candidature. Les coordonnateurs et coordonnatrices hôtes feront de leur mieux pour repérer les projets qu’ils estiment avoir été inscrits dans la mauvaise catégorie. En cas de doute, faites parvenir un courriel à prix@ccaecanada.org.

R : SEULES les catégories 17 à 28 doivent inclure du matériel créatif. Les juges évalueront votre dossier en se basant uniquement sur le contenu de l’énoncé de candidature de trois pages ET dans les catégories 17 à 28, le matériel créatif sera considéré lors de l’évaluation et aura une pondération de 5 points. Outre l’énoncé de candidature de trois pages, vous pouvez soumettre au maximum deux pages de matériel créatif complémentaire.

R : Certainement! Pour bien fonctionner, le programme des Prix d’Excellence a besoin de bénévoles. Chaque année, entre 80 et 90 professionnels prennent le temps d’examiner les productions soumises et de déterminer les gagnants. Le CCAE veillera à vous assigner à une catégorie autre que celles dans lesquelles votre établissement a soumis des productions. Si vous souhaitez être bénévole, veuillez communiquer avec nous à prix@ccaecanada.org.

R : Les lauréats des Prix d’Excellence, ou leurs superviseurs, seront avisés par téléphone au début de avril 2020. Les rapports des juges pour toutes les catégories seront disponibles après le congrès national. Les Prix d’Excellence seront célébrés au congrès national du CCAE à Winnipeg, Manitoba, du 19 au 21 mai, 2020.