Concevoir une solution « maison » unique

Concevoir une solution « maison » unique :
Registre des fonds/Gestion des bourses, Université de l’Île de Vancouver
Mention Or aux Prix d’excellence 2015 du CCAE, catégorie Meilleure initiative des services d'avancement

Date Jeudi le 28 janvier 
Heure 1300 - 1400 h 
$$1 $150 pour les membres
$200 pour les non membres

Submission Summary Document

Une importante fonction du Bureau de l’avancement et des relations avec les diplômés de l’Université de l’Île de Vancouver est d’amasser des fonds pour l’aide directe aux étudiants (bourses d’études, d’entretien, d’excellence). Un logiciel comme Raiser’s Edge fait du bon travail pour ce qui est de gérer les relations avec les donateurs et de documenter les dons/émettre des reçus. Cependant, faire le suivi des dons d’un bout à l’autre du cycle et gérer la création et le versement des bourses aux étudiants dépasse ses capacités. Ce processus, auquel participait le personnel de plusieurs services, nécessitait une double saisie des données et de nombreuses opérations manuelles. 

Le Registre des fonds (Fund Ledger ou FLedger) a été conçu pour croiser l’information sur les dons et les donateurs provenant de Raiser’s Edge avec celle des différents systèmes internes de l’Université : registre des dossiers financiers, registre des comptes étudiants et registre des dossiers étudiants. Le système a également été conçu pour faciliter le travail en collaboration avec le Bureau de l’aide financière et des bourses et le Service des finances. 

La disponibilité du personnel des Technologies de l’information et un climat de travail harmonieux ont permis de mettre sur pied une équipe interne chargée de concevoir et créer FLedger. Dirigée par la directrice des Relations avec les donateurs (conception) et le directeur du Développement des systèmes de TI (mise en œuvre), l’équipe incluait des utilisateurs finals des bureaux des finances et des bourses ainsi que du personnel des bourses du Service d’avancement institutionnel. 

À notre connaissance, aucun autre système similaire n’est utilisé au Canada ou ailleurs. Ce projet était une réponse créative à un besoin spécialisé auquel le marché ne pouvait pas répondre. Étant aux prises avec des contraintes budgétaires, nous n’avions pas non plus les moyens d’acheter une solution commerciale standard. Grâce à d’excellentes communications, l’expertise du personnel technique a été mise au service des besoins des utilisateurs finals. Le résultat est une solution qui connaît beaucoup de succès et qui pourrait être reprise par d’autres universités ayant des besoins et des ressources similaires. 

Susie Caswell, directrice, planification des dons et relations avec les donateurs

Susie Caswell travaille en avancement institutionnel depuis plus de 15 ans. Comme bien d’autres, elle est arrivée dans le domaine de la collecte de fonds avec une formation et une expérience dans divers domaines : elle a notamment été propriétaire d’une petite entreprise et a travaillé en conception architecturale. Elle utilise ses compétences techniques, financières et humaines pour établir des relations avec les donateurs et voir à ce qu’ils obtiennent l’information dont ils ont besoin. 

Au cours des dix dernières années à l’Université de l’Île de Vancouver, Susie Caswell a été responsable de nombreux aspects des programmes de campagne annuelle et de dons planifiés, incluant la gestion des fonds, les relations avec les donateurs et le service après-don. Ses responsabilités actuelles incluent le processus d’octroi des bourses aux étudiants mis en place par le Bureau d’avancement institutionnel. Sa réalisation récente la plus remarquable dans le domaine est d’avoir piloté la création du système FLedger. 

Andrew Speed, directeur, développement des systèmes

Andrew Speed fait partie de l’équipe des systèmes d’information à l’Université de l’Île de Vancouver depuis presque 27 ans. Il s’occupe du développement et du soutien des logiciels liés à tous les aspects des activités de l’Université. Il aime trouver des solutions techniques pour soutenir ces activités et est particulièrement fier du projet FLedger mis au point pour le Bureau de l’avancement institutionnel. 

En plus de travailler à l’Université, Andrew Speed a été pompier bénévole pendant 18 ans, dont les dix dernières à titre de chef adjoint du service local des pompiers volontaires. Il a quitté le service des incendies il y a 4 ans pour se consacrer à sa nouvelle passion : les triathlons Ironman et le cyclisme de longue distance. 

Jennifer Jensen-Richards, Coordonnatrice, aide financière et bourses

Jennifer Jensen-Richards travaille à l’Université de l’Île de Vancouver depuis plus de 12 ans. Elle a été coordonnatrice des programmes interculturels, directrice des contrats et programmes de groupe en éducation internationale et, depuis trois ans, coordonnatrice de l’aide financière et des bourses. Elle est titulaire d’un certificat professionnel et d’un baccalauréat en administration des affaires et fait présentement une maîtrise en éducation axée sur le leadership en éducation. 

La réussite des étudiants étant un sujet qui la passionne, elle s’efforce de trouver des ressources pour aider ces derniers à surmonter les obstacles financiers qui entravent leur éducation. Sa récente participation à la mise en œuvre du système de demande en ligne pour les différentes bourses offertes est un exemple positif de ressources d’aide financière qu’elle met à leur disposition.