CCAE Privacy Code
Introduction
Le Conseil canadien pour l’avancement de l’éducation (CCAE) s’engage à suivre des pratiques équitables en matière de protection des renseignements personnels qu’il recueille, utilise ou communique dans le cadre de ses activités.
Le présent Code de protection des renseignements personnels décrit les principes et les lignes directrices qui guident le CCAE en vue de protéger les renseignements personnels qu’il recueille, utilise ou communique dans le cadre de ses activités, conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et aux lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Le Code de protection des renseignements personnels incorpore les dix principes du Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96, publiés en mars 1996 comme Norme nationale du Canada. Le Code incorpore aussi les dispositions de la partie I de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, chap. 5 et des lois provinciales applicables en matière de protection des renseignements personnels.
Le Code ne s’applique pas aux renseignements personnels concernant les employés, les anciens employés et les employés potentiels (les « employés ») du CCAE.
Principe 1 – Responsabilité
Le CCAE est responsable de tous les renseignements personnels dont il a le contrôle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement. Il a désigné une personne responsable qui doit s’assurer que l’organisation se conforme au Code.
Principe 2 – Détermination des fins de la collecte des renseignements personnels
Le CCAE déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués avant la collecte ou au moment de celle-ci.
Principe 3 – Obtention du consentement
Le CCAE obtiendra le consentement de toute personne avant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels qui la concernent ou au moment de celle-ci, à moins que la loi ne l’autorise.
Principle 4 – Limiting the collection of personal information
Le CCAE ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins qu’il a déterminées et il le fera de manière honnête et licite.
Principe 5 – Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation des renseignements personnels
Le CCAE n’utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne l’autorise. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées.
Principe 6 – Exactitude des renseignements personnels
Le CCAE conservera des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
Principle 7 – Mesures de sécurité applicables aux renseignements personnels
Le CCAE protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Principe 8 – Transparence par rapport aux politiques et procédures
Principe 8 - Être ouvert sur les politiques et les procédures
Le CCAE fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles.
Principe 9 – Accès aux renseignements personnels
Le CCAE informera toute personne qui en fait la demande par écrit, sous réserve des exemptions prévues dans la loi, de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
Principe 10 – Possibilité de porter plainte à l’égard du non-respect des principes
Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au CCAE.
Détails du code de protection des renseignements personnels
PRINCIPE 1 - RESPONSABILITÉ
Le CCAE est responsable de tous les renseignements personnels dont il a le contrôle, y compris les renseignements personnels communiqués à des tiers à des fins de traitement.
1.1 La personne responsable de la protection des renseignements personnels au CCAE doit veiller au respect du Code, même si d’autres personnes du CCAE peuvent avoir la responsabilité des activités quotidiennes de collecte et de traitement des renseignements personnels et si une délégation de pouvoir permet à ces personnes d’agir au nom de la personne responsable des renseignements personnels au CCAE.
1.2 L’identité des personnes désignées par le CCAE pour veiller au respect du Code sera communiquée à l’interne et sera disponible aux personnes de l’extérieur sur demande.
1.3 Le CCAE utilisera des mesures contractuelles ou autres pour protéger les renseignements personnels qui ont été transférés à des prestataires de services en vue du traitement, du stockage ou à d’autres fins conformes aux objectifs associés au mandat de base du CCAE.
1.4 Si le CCAE assure le traitement de renseignements personnels ou agit comme prestataire de services pour des tiers, il se conformera au Code de protection des renseignements personnels et à tout énoncé concernant la protection des renseignements personnels émis par la personne responsable d’un programme du CCAE relativement aux renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués au nom de tiers.
PRINCIPE 2 - DÉTERMINATION DES FINS DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le CCAE déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis, utilisés ou communiqués avant la collecte ou au moment de celle-ci.
2.1 Les responsables de programmes du CCAE, qui sont assujettis au Code de protection des renseignements personnels, recueilleront, utiliseront et communiqueront les renseignements aux fins suivantes :
2.1.1 traitement et évaluation de demandes de prix et de bourses, choix des récipiendaires de prix et de bourses et administration des bourses après leur attribution;
2.1.2 développement d’un ensemble d’information et de données statistiques en rapport avec les programmes de prix;
2.1.3 création et tenue du Répertoire des membres du CCAE;
2.1.4 commercialisation des programmes du CCAE auprès de participants, d’acheteurs ou de commanditaires potentiels;
2.1.5 identification et offre de services et de produits d’information répondant aux besoins ou aux préférences des membres;
2.1.6 conformité aux exigences légales;
2.1.7 réponse aux demandes de renseignements sur les programmes du CCAE reçues par téléphone ou par l’entremise de son site Web.
2.2 Le CCAE recueille et utilise surtout les nom et adresse d’affaires de ses membres en vue de la mise en marché de programmes et services susceptibles d’intéresser le secteur de l’avancement de l’éducation. Le CCAE recueille les nom et adresse postale de membres existants auprès de tiers et leur communique ces renseignements. Le CCAE exigera que les fournisseurs de tels renseignements se conforment à la législation appropriée sur la protection des renseignements personnels lorsqu’ils lui communiquent ces renseignements. Le CCAE offrira à tous ses membres la possibilité de remplir un formulaire de consentement ou de refus en vue de la collecte, de l’utilisation et de la communication de leurs nom et adresse à ces fins (voir section 3.7 ci-après).
2.3 Les personnes concernées par la collecte de renseignements seront informées des fins auxquelles serviront les renseignements avant la collecte ou au moment de celle-ci. Une personne peut, en tout temps, demander et obtenir des explications sur la façon dont les renseignements personnels qui la concernent sont utilisés.
2.4 Si le CCAE se propose d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à des fins qui n’ont pas été préalablement établies, il devra déterminer et justifier ces fins avant toute nouvelle utilisation. À moins que la fin nouvelle soit requise ou permise en vertu de la loi, il faut obtenir le consentement de la personne concernée avant que les renseignements puissent être utilisés ou communiqués à cette fin.
PRINCIPE 3 - OBTENTION DU CONSENTEMENT
Le CCAE obtiendra le consentement de toute personne concernée avant la collecte, l’utilisation ou la communication de renseignements personnels à son sujet ou au moment de celle-ci, à moins que la loi ne l’autorise.
3.1 Le CCAE peut recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée. Dans tous les cas où le CCAE peut agir à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée, il doit le faire dans les limites prévues par la loi.
3.2 Lors de l’obtention du consentement, le CCAE fera des efforts raisonnables pour s’assurer que la personne concernée est informée des buts de l’utilisation ou de la communication des renseignements personnels. Ces buts seront énoncés de manière à être raisonnablement compris par la personne concernée et ils seront rendus disponibles à l’aide de moyens qui lui sont accessibles.
3.3 De manière générale, le CCAE tentera d’obtenir de la personne concernée le consentement d’utiliser et de communiquer les renseignements personnels qui la concernent au moment de la collecte de ces renseignements personnels. Toutefois, le CCAE pourrait obtenir le consentement d’utiliser et de communiquer des renseignements personnels après les avoir recueillis mais avant de les utiliser ou de les communiquer à des fins nouvelles.
3.4 Le CCAE exigera le consentement des personnes concernées avant de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels à leur sujet comme condition pour la prestation de renseignements ou de services à des tiers, uniquement si la collecte, l’utilisation ou la communication est nécessaire pour fournir l’information ou les services.
3.5 Pour déterminer la forme appropriée du consentement, le CCAE tiendra compte de la sensibilité des renseignements personnels et des attentes raisonnables des personnes concernées relativement à l’utilisation et à la communication des renseignements par le CCAE.
3.6 Toute personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve de restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. toute personne qui désire obtenir plus de précisions sur les conséquences du retrait du consentement doit s’adresser au CCAE.
3.7 Toute personne peut renoncer à donner son consentement à l’utilisation ou à la communication de renseignements personnels qui la concernent à des fins de marketing ou refuser de le donner en communiquant avec le CCAE au (613) 254-9696 ou en écrivant à la personne responsable de la protection des renseignements personnels, Conseil canadien pour l’avancement de l’éducation, 329, chemin March, bur. 232, CP 11, Kanata (Ontario) K2K 2E1.
PRINCIPE 4 - L IMITATION DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le CCAE ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires aux fins qu’il a déterminées et il le fera de manière honnête et licite.
4.1 Le CCAE recueille des renseignements personnels principalement auprès des personnes directement concernées.
4.2 Le CCAE peut aussi recueillir des renseignements personnels auprès d’autres sources, notamment les suivantes :
4.2.1 Les établissements d’enseignement canadiens qui ont des services d’avancement institutionnel.
PRINCIPE 5 - LIMITATION DE L’UTILISATION, DE LA COMMUNICATION ET DE LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le CCAE n’utilisera ni ne communiquera de renseignements personnels à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne l’exige ou ne l’autorise. Les renseignements personnels ne seront conservés que le temps nécessaire à la réalisation des fins déterminées.
5.1 Le CCAE pourrait communiquer des renseignements personnels aux personnes suivantes aux fins énoncées à l’article 2 :
5.1.1 une personne qui, sur la base d’une autorisation écrite reliée à une demande de prix, demande les renseignements en tant que mandataire du demandeur ou du récipiendaire;
5.1.2 à un tiers lorsque la personne consent à la communication de ses renseignements personnels ou lorsque la communication de ces renseignements est requise ou autorisée en vertu de la loi.
5.2 Seul le personnel du CCAE ou de ses prestataires de services a accès aux renseignements personnels pour l’exécution de ses fonctions ou la prestation de services.
PRINCIPE 6 - EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le CCAE conservera des renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que l’exigent les fins auxquelles ils sont destinés.
6.1 Les renseignements seront suffisamment exacts, complets et à jour pour minimiser la possibilité que des données non appropriées ne soient utilisées pour prendre une décision au sujet de la personne concernée.
6.2 Le CCAE fera la mise à jour des renseignements personnels de manière continue et uniquement pour s’acquitter des fins prévues en vertu du Code ou à la demande de la personne concernée.
PRINCIPE 7 - MESURES DE SÉCURITÉ APPLICABLES AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le CCAE protégera les renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant à leur degré de sensibilité.
Principe 8 – Transparence par rapport aux politiques et procédures
7.1 Le CCAE protégera les renseignements personnels contre la perte ou le vol de même que contre l’accès non autorisé, la communication, la copie, l’utilisation ou la modification, sans égard au format sous lequel les renseignements sont conservés, en ayant recours à des mesures de sécurité appropriées.
7.2 Le CCAE protégera les renseignements personnels transférés à des tiers qui lui fournissent des services à l’aide de mesures contractuelles ou d’autres arrangements qui stipulent le caractère confidentiel des données, qui restreignent les fins auxquelles les renseignements peuvent être utilisés et qui en interdisent la communication à des tiers à la demande du CCAE conformément au présent Code de protection des renseignements personnels.
PRINCIPE 8 - TRANSPARENCE PAR RAPPORT AUX POLITIQUES ET PROCÉDURES
Le CCAE fera en sorte que des renseignements précis sur ses politiques et ses pratiques concernant la gestion des renseignements personnels soient facilement accessibles.
8.1 Le CCAE fera preuve de transparence au sujet de ses politiques et procédures concernant la gestion des renseignements personnels. Toute personne pourra obtenir des renseignements sur ses politiques et procédures moyennant un coût minime ou gratuitement et sans effort déraisonnable. L’information sera fournie dans un format généralement compréhensible.
PRINCIPE 9 - ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Le CCAE informera toute personne qui en fait la demande par écrit, sous réserve des exemptions prévues dans la loi, de l’existence de renseignements personnels qui la concernent, de l’usage qui en est fait et du fait qu’ils ont été communiqués à des tiers, et lui permettra de les consulter. Il sera aussi possible de contester l’exactitude et l’intégralité des renseignements et d’y faire apporter les corrections appropriées.
9.1 Dans certains cas, il peut être impossible au CCAE de communiquer tous les renseignements personnels qu’il possède au sujet d’une personne. Ces situations seront limitées ou prévues par la loi.
9.2 Lorsqu’une personne démontre que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, le CCAE apportera les modifications nécessaires à ces renseignements. Selon la nature des renseignements qui font l’objet de la contestation, le CCAE corrigera, supprimera ou ajoutera des renseignements. S’il y a lieu, l’information modifiée sera communiquée à des tiers ayant accès à l’information en question.
PRINCIPE 10 - POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE À L’ÉGARD DU NON-RESPECT DES PRINCIPES
Toute personne doit être en mesure de se plaindre du non-respect des principes énoncés ci-dessus en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels au CCAE.
10.1 Le CCAE établira des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements concernant ses politiques et pratiques relativement au traitement des renseignements personnels.
10.2 Le CCAE fera enquête sur toutes les plaintes. Si une plainte est jugée fondée, le CCAE prendra les mesures appropriées, y compris la modification de ses politiques et de ses procédures, s’il y a lieu.
10.3 Toute personne pourra obtenir un complément d’information sur les pratiques du CCAE en matière de protection des renseignements personnels ou porter plainte à ce sujet en communiquant avec la personne suivante :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Bureau national du CCAE
2800 14th Avenue, Suite 210
Markham, ON, L3R 0E4
613-531-9213
admin@ccaecanada.org
10.4 Toute personne qui estime que le CCAE n’a pas donné de suite de manière satisfaisante à sa plainte ou à sa demande de renseignements peut aussi s’adresser au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada.
Commissaire à la protection de la vie privée du Canada
112, rue Kent
Ottawa, Ontario K1A 1H3
Téléphone : (613) 995-8210
Numéro sans frais : 1-800-282-1376
Télécopieur : (613) 947-6850
http://www.privcom.gc.ca/index_e.asp
Vous pouvez consulter la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques en visitant le site Web du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada à www.privcom.gc.ca.
Le Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96, constitue l’annexe 1 à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques. Pour obtenir des exemplaires du Code type, veuillez vous adresser
l’Association canadienne de normalisation
178, boul. Rexdale
Etobicoke, Ontario M9W 1R3.