juin 2021
par : Janet Gottlieb Sailian
avec des dirigeants de l’avancement par SAIT, Université de Toronto, Université Laurentienne & École Trinity College
Les dirigeants chevronnés du secteur de l’avancement sont conscients de l’importance de travailler de manière constructive avec les professeurs et les dirigeants universitaires à améliorer les relations avec les diplômés, les donateurs actuels et potentiels et les communautés externes.
La popularité durable des ateliers Développement pour les doyens créés par le CCAE et dirigés par l’incomparable Lorna Somers de l’Université McMaster, illustre à quel point il est nécessaire, tant pour le personnel de l’avancement que pour les universitaires, d’accroître l’engagement et le soutien à l’égard du travail essentiel des établissements d’enseignement.
Dans partie 2 de Secteur de l’avancement et milieu universitaire : Un partenariat essentiel, Nous terminons avec le compte rendu d’une séance de questions-réponses avec des représentants de deux universités, d’un institut de technologie et d’une école indépendante sur les relations entre le personnel de l’avancement et les universitaires :
Brian Bowman, Directeur, Relations avec les diplômés et développement, SAIT (Southern Alberta Institute of Technology)
Darina Landa, Directrice générale, Avancement, Faculté de médecine Temerty, Université de Toronto
Tracy MacLeod, CFRE, Agente principale de l’avancement, Université Laurentienne
Doug Mann, Directeur général, Philanthropie et relations avec les diplômés, École Trinity College
Retournez et lisez partie 1 de Secteur de l’avancement et milieu universitaire avec Joanne Shoveller
Comment le personnel d’avancement peut-il collaborer efficacement avec les unités d’appui aux études afin de sensibiliser au maximum les diplômés, les donateurs, les partenaires externes et la communauté?
Brian : La collaboration entre les partenaires (avancement et universitaires) est essentielle pour assurer le bon fonctionnement d’un programme de développement. Cela exige qu’ils aient des contacts réguliers et que chacun donne la priorité à l’autre. Il est important de s’assurer que les liens avec les diplômés, les donateurs, les partenaires externes, etc., sont au premier rang des priorités.
Pour inciter le personnel des unités d’appui aux études à participer aux discussions sur les activités d’avancement, vous pourriez lui communiquer la stratégie d’engagement des diplômés et discuter avec lui des priorités en matière de collecte de fonds ou des stratégies liées aux campagnes. Il est essentiel d’établir de bons rapports et d’instaurer la confiance, ce qui veut dire que les agents d’avancement doivent assurer le suivi des mesures qui découlent de ces discussions. La plupart des unités académiques trouvent le travail d’avancement fascinant et sont intéressées à en apprendre davantage sur le sujet.
En outre, faire participer le personnel d’avancement aux discussions stratégiques ou aux rencontres d’équipe de l’unité académique aidera à repérer les sources de tension et les idées fausses et donnera l’occasion de rappeler aux partenaires universitaires qu’il existe de possibles points de jonction. À titre de directeur des relations avec les diplômés et du développement, j’ai une rencontre mensuelle avec le vice-recteur aux études, ce qui nous offre une occasion de faire le point sur les progrès accomplis de part et d’autre.
Au SAIT, nous nous apprêtons à déployer une nouvelle stratégie d’engagement des diplômés. Nous avons des rencontres avec les doyens de chacune des facultés pour recueillir leurs commentaires sur les façons d'améliorer le plan. Nous avons aussi identifié de nombreuses possibilités d’accroître l’importance des diplômés dans les diverses écoles et de collaborer plus efficacement afin de tirer le meilleur parti possible des relations avec nos diplômés.
Darina : Il est important que les dirigeants universitaires réalisent que la collecte de fonds pour leurs priorités doit se faire en partenariat avec le secteur de l’avancement. La confiance doit régner, et comme elle a besoin de temps pour se développer, la patience est de rigueur. Les petites victoires et les petits faux pas sont des étapes qui mènent progressivement à la réussite.
L’appui de la direction universitaire est très important. Je dois être familière avec le fonctionnement interne de l’établissement. Ce que nous essayons de faire avec nos collecteurs de fonds, c’est de les intégrer à l’équipe de direction de l’unité scolaire. Pas en tant que pairs d’une manière traditionnelle, mais en tant que partenaires.
Tracy : Nos efforts, qui sont limités, visent à faire équipe avec une coalition de volontaires. Tout repose sur des partenariats, comme travailler avec le directeur d’une école à recueillir des fonds pour une initiative particulière bénéficiant aux étudiants de son programme.
Nous reconnaissons que les professeurs sont les spécialistes de leur sujet. Notre travail est d’écouter les gens et de créer le « buzz » pour l’université dans son ensemble. Le travail de l’équipe d’avancement est de parler de façon générale des raisons pour lesquelles l’Université Laurentienne possède une expertise sur un sujet X. Ensuite, nous laissons les professeurs déployer leur expertise et leurs connaissances. La cohésion est la clé. Nous avons l’habitude d’assister ensemble chaque année à un grand congrès sur l’exploitation minière.
Doug : Dans les écoles indépendantes, l’activité pédagogique se limite à la prestation des programmes d’études primaires et secondaires; en général, elle n’inclut pas la recherche savante.
Les programmes de dons des parents des écoles indépendantes sont beaucoup plus étoffés que ceux des établissements postsecondaires. Bien des parents établissent des relations personnelles avec les enseignants et les autres membres du personnel en contact avec leurs enfants. Par conséquent, bon nombre d’entre eux voient d’un bon œil le fait que les enseignants s’impliquent dans la collecte de fonds à des fins scolaires. Par exemple, un populaire enseignant de sciences peut avoir une grande influence en expliquant l’impact de la rénovation d’un laboratoire de sciences à des parents susceptibles de faire un don.
De même, les diplômés ont souvent développé des relations à long terme avec des enseignants au fil de leurs études. Ces enseignants peuvent être de précieux influenceurs auprès d’éventuels diplômés donateurs.
Finalement, les directeurs des écoles indépendantes restent souvent à leur poste beaucoup plus longtemps que leurs homologues du secteur postsecondaire. Ils deviennent souvent des figures emblématiques tant pour les diplômés qu’ils ont côtoyés pendant plusieurs décennies que pour leurs parents et ont souvent assez largement accès à ces deux groupes à des fins philanthropiques.
Quelles pratiques exemplaires contribuent, à tous les niveaux, à maximiser les relations entre le milieu universitaire et le secteur de l’avancement sur une base continue?
Brian : Faire du secteur de l’avancement un partenaire dans la réalisation de la vision de l’organisation. L’argent suit la mission.
L’avancement doit participer à la planification stratégique de l’établissement. Les intervenants externes – diplômés, partenaires de l’industrie, etc. – doivent être entendus. L’avancement doit clarifier ses priorités et les communiquer aux intervenants internes. Nous ne devons pas être vus comme des preneurs de commandes.
Sur le terrain, l’avancement doit se tailler une place en tant que partenaire respecté dans toute interaction. Avec des assises solides basées sur la confiance, il est possible d’accomplir beaucoup de choses.
Darina : Nous devions prouver l’intérêt de notre proposition de valeur. Nous devions faire valoir nos arguments auprès des dirigeants universitaires et des professeurs. Au cours des cinq dernières années, nous avons en quelque sorte dépassé ce stade et avons fini par nous insérer dans la trame du tissu institutionnel.
Nous devons en arriver à une harmonie et aider les dirigeants universitaires à comprendre le cycle du don. Nous nous sommes à l’occasion rencontrés autour d’un café ou d’un dîner, nous sommes allés à des congrès ensemble – ces conversations informelles contribuent à créer l’harmonie. Célébrer les victoires, être là pour aider à résoudre les problèmes.
Tracy : Nous disposons de très maigres ressources en avancement. Il n’y a pas d’agent de développement assigné à chacune des facultés. Nous leur offrons à toutes des services à partir d’un bureau central. Lorsqu’un nouveau dirigeant universitaire entre en poste, moi-même ou un membre de l’équipe d’avancement le rencontrons pour lui présenter une offre de partenariat. Le collègue du secteur académique dirige la conversation portant sur son domaine d’expertise et le bureau de l’avancement dirige la conversation sur les finances.
Quelles stratégies d’avancement sont les plus susceptibles d’inciter les partenaires universitaires à bien collaborer avec les publics externes?
Brian : Offrir l’atelier « Développement pour les doyens » est bénéfique. Une des meilleures stratégies consiste à inclure les partenaires universitaires dans les rencontres avec les publics externes et d’offrir ensuite de la rétroaction. Il est toujours préférable de compter sur les partenaires du milieu universitaire pour agir en tant qu’experts en la matière plutôt que d’essayer de les transformer en collecteurs de fonds.
Darina : Expliquer clairement les raisons pour lesquelles un don particulier est important. Le collecteur de fonds peut avoir trouvé un donateur et avoir commencé à négocier un don, mais si ce don ne correspond pas aux priorités ou au budget du service, ce décalage peut mettre en péril la relation avec le donateur.
Quand nos universitaires sont également médecins, nous devons reconnaître le facteur confiance, la gratitude d’un patient à l’égard de son médecin. Une boucle de rétroaction négative peut se produire si un ex-patient n’apprécie pas que son médecin lui demande de faire un don.
Il faut une proposition bien conçue, basée sur leurs motivations, pas juste une demande faite à la va-vite.
Tracy : Certains doyens et directeurs qui possèdent une solide expertise ne sont pas à l’aise d’interagir avec les donateurs et les partenaires. Nous leur consacrons beaucoup de temps en perfectionnement professionnel afin qu’ils se fassent une idée claire de ce que nous faisons et comprennent que nous sommes leurs partenaires. Ils n’ont pas besoin de demander de l’argent et de parler de chiffres; ils sont là pour parler de leurs recherches et de leurs projets qui, nous le savons, intéressent le donateur.
L’atelier du CCAE Développement pour les doyens a été très utile, en particulier quand il se déroulait en présentiel. Lorna Somers est venue et a consacré une journée à cette question sur le campus de l’Université Laurentienne et nos partenaires du corps enseignant ont trouvé cela extrêmement utile.
Quand surviennent des problèmes ou des conflits, comment le personnel d’avancement fait-il pour rétablir les relations qui se sont détériorées avec les universitaires et leur personnel?
Brian : Faire preuve d’honnêteté et de transparence est essentiel dans ces situations. Il est important de comprendre le point de vue des universitaires, d’expliquer les raisons pour lesquelles des décisions sont prises, d’écouter les préoccupations sans être sur la défensive et de reconnaître qu’en fin de compte, tout le monde travaille à atteindre le même objectif.
Il peut être très difficile rétablir le contact; il faut donc pouvoir compter sur une base solide en établissant de bonnes relations dès le départ. Tisser des liens de confiance en étant honnête, authentique et transparent sauvera presque toujours la mise.
Si un changement à la direction s’annonce, il est important d’être proactif. Quand c’est possible, élaborer un plan de transition avant que le changement ait lieu. Créer une transition harmonieuse fait gagner du temps et permet de maintenir le momentum; c’est pourquoi il est indispensable de prendre des mesures pour prévenir les lacunes au chapitre des communications. Transférez les relations, rédigez une note ou un courriel, cherchez une occasion de présenter le nouveau titulaire du poste, tenez des notes à jour sur les contacts et ne vous attendez pas à ce que quiconque fasse quoi que ce soit.
Darina : Comprenez ce qui crée les tensions. La philanthropie peut constituer un gain mais ce n’est pas une priorité pour tout le monde. Les universitaires ne sont pas aussi axés que nous sur le total des dons ou les objectifs de nos campagnes.
Les bonnes relations renforcent et magnifient le travail, mais elles ne lui sont pas essentielles. Nous devons être attentifs au niveau de confort des universitaires, à leur style et à leurs préférences et intégrer ces éléments. Nous faisons un débreffage après chaque rencontre et nous devons être ouverts et transparents. Nous devons être au service du travail. Avec attention et intention.
Doug : Dans les écoles indépendantes, les deux aspects qui suscitent les conflits les plus sérieux entre le personnel d’avancement et les professeurs sont les admissions et les dons des parents. L’intégrité du processus d’admission est vitale pour la réputation des écoles indépendantes. Les familles qui recherchent une école, incluant les diplômés, doivent savoir que leur offre d’un don n’influence pas les perspectives d’admission de leur enfant. De la même façon, les parents donateurs doivent savoir que leur rôle en tant que donateurs n’a aucune incidence sur la façon dont leur enfant est traité à l’école. Absolument rien ne doit donner à penser que les enfants des donateurs ont droit à un traitement préférentiel.
Quels changements se sont produits depuis quelques années qui rendent ces partenariats plus difficiles ou plus productifs?
Brian : L’industrie évolue rapidement et la pandémie a accéléré la restructuration, ce qui a généré énormément de roulement de personnel. Dans notre établissement, les contraintes budgétaires entraînent des mises à pied et des changements au niveau du personnel et des professeurs. Tenir des notes et des dossiers impeccables, se concentrer sur les relations avec des titulaires de postes de plus haut niveau (qui sont moins susceptibles d’être touchés) et se concentrer sur le tableau d’ensemble sont des stratégies efficaces.
Les gens ont moins de temps et une capacité d'attention plus courte qu’avant. Tenir des réunions plus courtes, rédiger des courriels concis portant sur un seul sujet, éviter d’assigner des tâches et recommander des solutions aux problèmes peuvent faire en sorte que les relations continueront à progresser efficacement.
Nous avons pénétré dans un tout nouveau monde en matière de technologie, ce qui veut dire qu’utiliser Zoom comme moyen pratique et efficace de tenir des réunions va devenir plus courant et plus populaire.
Darina : La pandémie a certainement eu un effet accélérateur sur certains dons. Même si nous avons annoncé le don Temerty dans sa totalité, soit 250 M $, en septembre 2020, la famille avait avancé la somme de 10 M $ en mars 2020 en tant que don unique. Elle nous a demandé ce dont nous avions besoin dans l’immédiat. Les étudiants, les cliniciens de première ligne étaient devenus une priorité urgente. La confiance de la famille à l’égard de notre doyen explique pourquoi nous avons reçu ce don sans restriction de 10 M $.
Tracy : Les interactions personne à personne me manquent, de même que les découvertes fortuites qui découlent de ces conversations.
Il y a des initiatives virtuelles que j’aimerais conserver une fois la pandémie terminée, comme l’AGA de l’association des diplômés. C’était devenu une corvée de convaincre les gens d’y assister. Et en 2020, quand elle s’est tenue en format virtuel, nous avons eu une participation incroyable, dont des diplômés de partout dans le monde. Zoom est efficace si vous pensez à inclure des salles pour les conversations en petits groupes.
Ressource associée: https://ccaecanada.org/2022/06/28/advancement-and-academics-an-essential-partnership-part-1/